Xác định việc cần làm trước khi đặt chỗ
Việc đầu tiên của điều phối viên là biến mong muốn đi Trung Quốc thành một nhiệm vụ hành chính có ranh giới. Nhiệm vụ có thể gồm thành phố, ngôn ngữ, ngày dự kiến, nhu cầu tiếp cận, giấy tờ cần dịch và câu hỏi phải được trả lời trước chuyến đi; không bao gồm chẩn đoán, chọn điều trị hay hứa bệnh viện sẽ nhận yêu cầu.
Hãy yêu cầu mô tả bằng văn bản những gì sẽ được theo dõi, kênh chính thức nào được dùng, cách gửi cập nhật và phần nào nằm ngoài dịch vụ. Phòng tiếp nhận bệnh nhân quốc tế hoặc đăng ký của bệnh viện vẫn là nơi quyết định quy trình; điều phối viên không thể tự tạo lịch hẹn hay phê duyệt chưa được bệnh viện cấp.
Bắt đầu bằng bản tóm tắt tối thiểu
Bản tóm tắt đầu tiên chỉ cần bối cảnh thực tế: thành phố hoặc cơ sở, ngôn ngữ, khoảng ngày, nhóm dịch vụ chung và loại hỗ trợ cần. Một câu hỏi về đăng ký hoặc đi lại giữa hai địa điểm đủ để bắt đầu, không cần gửi lịch sử cá nhân hay toàn bộ hồ sơ.
Trước khi hỏi thêm dữ liệu, điều phối viên nên nói rõ mục đích, người nhận, nơi lưu và thời gian giữ. Nếu bệnh viện hoặc bảo hiểm sau đó cần một mã định danh, hãy dùng kênh đã xác minh và có sự đồng ý của bệnh nhân; trước thời điểm đó, giữ ghi chú ở mức khái quát.
Sắp xếp hậu cần và hỗ trợ ngôn ngữ
Khi phạm vi rõ ràng, điều phối viên có thể xếp thứ tự lịch hẹn, quầy đăng ký, thời gian giữa các địa điểm, chỗ ở, phiên dịch, hỗ trợ tiếp cận và giấy tờ đang chờ. Mỗi dòng nên có trạng thái đã yêu cầu, đã xác nhận, đã đổi hoặc đang chờ, để dự thảo không bị hiểu thành cam kết.
Hỗ trợ ngôn ngữ là đặt đúng hình thức phiên dịch cho một cuộc trao đổi hành chính cụ thể, không phải diễn giải quyết định lâm sàng hay sửa tài liệu bệnh viện. Bệnh viện, đơn vị vận chuyển và nơi ở phải tự xác nhận khả năng cung cấp cũng như điều kiện của họ.
Ghi người phụ trách, sự đồng ý và chi phí
Với mỗi việc mở, hãy ghi đơn vị hoặc vai trò chịu trách nhiệm, ngày gửi, thời hạn trả lời, mã tham chiếu, kênh được phép và người có quyền duyệt thay đổi. Cho phép chia sẻ giờ hẹn không đồng nghĩa với cho phép đưa hộ chiếu, hồ sơ sức khỏe hoặc thông tin tài chính cho người khác.
Điều phối viên có thể đối chiếu các hạng mục đã viết hoặc nhắc hạn nộp bảo hiểm, nhưng không bảo đảm giá, bồi hoàn hay hoàn tiền. Số tiền chưa được bộ phận thu phí hoặc bảo hiểm xác nhận phải được ghi là câu hỏi, không phải báo giá.
Kết thúc bằng bản bàn giao rõ ràng
Trước khi đi và sau thay đổi lớn, hãy đưa bệnh nhân bản tóm tắt gồm ngày, địa điểm, mã tham chiếu, liên hệ theo vai trò, giấy tờ còn thiếu, người sở hữu bước tiếp theo và hạn kiểm tra. Ghi giờ địa phương và ngày phiên bản để người đi cùng ở nước khác không đọc nhầm lịch.
Nếu bệnh viện chưa xác nhận lịch, bảo hiểm chưa nhận hồ sơ hoặc cơ quan công quyền chưa quyết định, bản bàn giao phải nói thẳng điều đó. Điều phối viên có thể nhắc qua kênh an toàn, còn bệnh nhân vẫn kiểm soát sự đồng ý và bản sao giấy tờ của mình.
