Chia mức độ khẩn
Đặt ba tiêu đề: việc thường có thể chờ, trở ngại hành chính cần xử lý trong ngày, và nguy cơ tức thời phải theo dịch vụ cấp cứu cùng hướng dẫn bệnh viện. Tuyến cuối không thuộc hộp thư điều phối.
Hỏi bệnh viện cách họ gọi từng mức và ghi bằng ngôn ngữ bệnh nhân. Điều phối viên có thể giúp người đi cùng nhìn đúng tuyến, nhưng không tự quyết định rằng câu hỏi lâm sàng an toàn để trì hoãn.
Lập thang liên hệ
Ghi kênh đầu tiên, vai trò trực, giờ phục vụ, thời hạn xác nhận và tuyến dự phòng được chấp thuận. Quầy khoa hoặc dịch vụ bệnh nhân ổn định hơn số di động của một nhân viên.
Đánh số hành động: gửi yêu cầu ngắn, chờ trong khung đã nêu, dùng tuyến dự phòng và ghi giờ cùng kết quả. Không gửi cùng tin cho nhân viên không liên quan hoặc đăng công khai liên hệ nội bộ.
Viết tin dễ phân loại
Tin nhắn cần địa điểm hoặc mã tham chiếu, việc hành chính đã xảy ra, thời điểm, hậu quả thực tế và phản hồi mong muốn; không gửi mô tả triệu chứng hay cả hồ sơ.
Xin xác nhận có tên vai trò tiếp nhận và bước kế tiếp. Nếu cần phiên dịch, nói rõ là hỗ trợ cuộc trao đổi hành chính hay dịch giấy tờ; không gửi mật khẩu hoặc dữ liệu thanh toán.
Bảo vệ bệnh nhân và người đi cùng
Ghi người đi cùng có được phép gửi, nhận trả lời hay nhận giấy không. Quyền hỗ trợ xe cộ không tự động cho phép họ xem hồ sơ sức khỏe; bằng chứng ủy quyền phải theo quy trình bệnh viện.
Nhật ký chỉ cần giờ địa phương, kênh, chủ đề, tình trạng phản hồi và người phụ trách tiếp theo. Giới hạn người nhận để việc bàn giao ban đêm không làm lộ thông tin dư thừa.
Rà soát vào giờ làm
Sáng hôm sau, đối chiếu tin nhắn với văn phòng bệnh viện, đánh dấu đã xác nhận, đang chờ hoặc đã chuyển, rồi hỏi kênh dịch vụ bệnh nhân nếu chưa có phản hồi. Ghi lại người tiếp nhận và hạn phản hồi mới để lần theo việc còn bỏ ngỏ.
Cập nhật kế hoạch khi đổi khoa, cơ sở, người đi cùng hoặc ngôn ngữ. Kế hoạch ngoài giờ cũ có thể mất hiệu lực, còn quyết định của bệnh viện và cấp cứu vẫn thuộc cơ quan đó.
