Mở hồ sơ chỉnh sửa
Tạo một dòng cho từng hóa đơn, biên nhận, bảng tiền cọc, thư hành chính, bản dịch hoặc bản sao hồ sơ có thể thay đổi. Ghi ngày phát hành, tên tệp, mã tham chiếu và phòng ban đã gửi.
Hỏi bản mới thay thế bản cũ, bổ sung cho nó hay chỉ sửa một trang. Câu trả lời quyết định việc gửi cho bảo hiểm; ghi rõ phạm vi sửa để người nhận không dùng nhầm bản.
Dùng kênh phát hành đã xác minh
Sau khi rời đi, dùng kênh bệnh nhân quốc tế, thu phí hoặc lưu trữ đã được xác nhận trước đó. Nêu mã tham chiếu và hỏi cách xác thực sửa đổi, định dạng, ngày sẵn sàng và địa chỉ phản hồi.
Nếu điều phối viên nhận tệp để chuyển tiếp, hãy xác nhận bệnh nhân đồng ý, đúng người nhận và bộ tài liệu tối thiểu. Dùng cổng giới hạn quyền hoặc liên kết hết hạn, rồi ghi nhận đã nhận.
Đối chiếu và đặt tên phiên bản
Đối chiếu tên bệnh nhân, mã, ngày, số trang, đơn vị phát hành và số phiên bản. Với hồ sơ nhiều trang, kiểm tra đủ trang trước khi dùng; một tệp mở được không có nghĩa là tệp hoàn chỉnh.
Không chỉnh sửa tài liệu chính thức hoặc gộp bản dịch vào bản gốc. Lưu bản dịch riêng và hỏi bên nhận có cần ngôn ngữ, dấu, chứng thực hay bản giấy hay không. Ghi yêu cầu đó cạnh phiên bản tương ứng.
Khớp hóa đơn với yêu cầu bảo hiểm
Trong hóa đơn, ghi dòng hoặc trường đã sửa, số tiền mới nếu được nêu, ngày, mã và ảnh hưởng đến số dư. Hỏi phòng thu phí cách kiểm tra hóa đơn điện tử; so sánh của điều phối viên không phải cam kết hoàn tiền.
Gửi bộ hồ sơ sửa qua kênh yêu cầu bảo hiểm chính thức và hỏi có cần bản cũ hoặc thư giải thích không. Ghi mã vụ việc, hạn và ngôn ngữ được chấp nhận; bảo hiểm quyết định bồi hoàn.
Kết thúc bàn giao từ xa
Khi bên nhận xác nhận, ghi tên đơn vị, ngày, định dạng và câu hỏi còn lại. Cung cấp cho bệnh nhân một mục lục vị trí tệp thay vì sao chép tệp nhạy cảm vào mọi cuộc trò chuyện.
Đặt ngày rà soát phần còn thiếu, chẳng hạn trang bị mờ hoặc bản dịch bị từ chối. Nếu không có kênh đáng tin, giữ bản gốc và không gửi hộ chiếu, thông tin thanh toán hay cả kho hồ sơ đến địa chỉ bất ngờ.
