Dừng lại và ghi nhận trạng thái
Nếu thẻ bị từ chối tại quầy bệnh viện, đừng quẹt hoặc đưa thẻ lại ngay. Lưu nguyên văn thông báo, giờ địa phương, số tiền, loại tiền và mọi biên lai hoặc mã tham chiếu. Hỏi nhân viên trạng thái là từ chối, hủy, chờ xử lý hay hoàn tất, vì một màn hình lỗi vẫn có thể đi kèm yêu cầu tạm giữ tiền ở phía ngân hàng.
Ghi chú ngắn về quầy hoặc khoa, phương thức thanh toán, chỉ bốn số cuối của thẻ và vai trò người đã kiểm tra. Không gửi toàn bộ số thẻ, mã bảo mật, mật khẩu ngân hàng hay mã dùng một lần cho điều phối viên. Ghi chú này chỉ phục vụ đối soát hành chính.
Kiểm tra hồ sơ bệnh viện qua kênh quen thuộc
Dùng quầy tiếp nhận, bộ phận thu phí hoặc dịch vụ người bệnh có thông tin đã có trong tài liệu bệnh viện. Nhờ thu ngân xác nhận số tiền, loại tiền, mã lần khám hoặc hóa đơn và trạng thái hiện thấy trên hệ thống. Nếu bệnh viện chưa nhận tiền, hãy yêu cầu ghi nhận bằng văn bản.
Đặt một câu hỏi rõ ràng: hóa đơn đã thanh toán, giao dịch còn chờ, hay chưa có bản ghi nào? Nhân viên có thể phải kiểm tra nhà cung cấp máy thanh toán. Điều phối viên có thể hỗ trợ dịch câu hỏi hành chính nhưng không thể xác nhận ủy quyền ngân hàng hay bỏ qua kiểm soát của bệnh viện.
Hỏi ngân hàng phát hành về ủy quyền hoặc hoàn hủy
Gọi ngân hàng theo số ở mặt sau thẻ hoặc ứng dụng chính thức. Cung cấp tên đơn vị nhận tiền như ngân hàng hiển thị, ngày, giờ địa phương, số tiền, loại tiền và mã máy nếu có. Hỏi có yêu cầu ủy quyền hoặc khoản tạm giữ nào không, và việc từ chối đến từ ngân hàng, mạng lưới hay máy của đơn vị nhận tiền.
Chỉ làm theo quy trình xác thực thông thường của ngân hàng. Không nghe người lạ hứa mở khoản tạm giữ và không chia sẻ mã dùng một lần. Ghi lại mã hồ sơ và thời gian cập nhật dự kiến; giao dịch chờ chưa phải là khoản trừ cuối cùng.
Chọn một bước tiếp theo đã được xác minh
Sau khi đối chiếu hai hồ sơ, hỏi quầy chính thức về bước được phép theo quy định: chờ hoàn hủy, dùng kênh thay thế đã xác nhận, hoặc thanh toán một hóa đơn mới do bệnh viện phát hành. Hướng dẫn thanh toán của Chính phủ Trung Quốc nêu thẻ, thanh toán di động và tiền mặt là các lựa chọn cho khách quốc tế, nhưng khả năng chấp nhận và hạn mức thay đổi theo nơi và ngân hàng phát hành.
Trước khi dùng cách khác, hãy xác nhận trực tiếp tên người thụ hưởng, số tiền, loại tiền, mã hóa đơn và cách nhận biên lai với bệnh viện. Không chuyển vào tài khoản cá nhân hay quét mã lạ. Bài này không chọn sản phẩm tài chính, không khuyên vay và không đưa ra chỉ dẫn giao dịch.
Hoàn tất đối soát và ngăn trừ tiền trùng
Giữ biên lai cuối, mã hồ sơ ngân hàng và thông báo từ chối ban đầu cùng nhau. Kiểm tra sao kê sau đó để xem giao dịch hoàn tất, được hoàn hủy hay bị ghi hai lần. Nếu có khoản trừ thứ hai, liên hệ riêng ngân hàng và bộ phận thu phí bệnh viện, cung cấp cả hai mã tham chiếu.
Một bàn giao rõ ràng gồm mã hóa đơn hoặc lần khám, trạng thái đã xác nhận, ngày kiểm tra và người phụ trách bước tiếp theo. Nếu ngôn ngữ gây khó khăn, yêu cầu xác nhận bằng văn bản bằng ngôn ngữ bạn hiểu. Xử lý thanh toán không quyết định nhu cầu lâm sàng; triệu chứng khẩn cấp cần đi theo kênh lâm sàng hoặc cấp cứu của bệnh viện.
